PW-03 Toepassen ⏱ 25 min

Voortgang en kwaliteit bewaken

Training in het kort

Competentie: Projectmatig werken
Indicator: PW-03 — Voortgang, deadlines en kwaliteit bewaken
Niveau: Toepassen
Duur: ongeveer 25 minuten
Projecttype: ontwerp- en onderzoeksproject
Resultaat: een actuele projectstatus en concrete bijstuuracties

🎯 Wat leer je?

Je leert hoe je een planning actief gebruikt. Je controleert niet alleen of taken “af” zijn, maar ook:

of mijlpalen haalbaar blijven;
welke taken geblokkeerd zijn;
of resultaten aan afgesproken kwaliteitscriteria voldoen;
welke informatie het team nodig heeft;
wat nu prioriteit krijgt;
wanneer bijsturen of hulp vragen nodig is.

📌 Wanneer gebruik je dit?

Gebruik deze training:

wekelijks of aan het einde van een projectperiode;
vóór een mijlpaal, feedbackmoment of deadline;
wanneer het team druk is maar weinig afrondt;
wanneer taken vaak bijna klaar zijn;
wanneer problemen pas vlak voor de deadline zichtbaar worden;
wanneer snelheid belangrijker lijkt te worden dan kwaliteit;
wanneer een planning niet meer overeenkomt met de werkelijkheid.

🧠 Bewaak drie dingen tegelijk

Voortgang → Kwaliteit → Bijsturen

Voortgang

Liggen taken en mijlpalen op schema?

Kwaliteit

Is het resultaat bruikbaar en voldoet het aan de afgesproken criteria?

Bijsturen

Welke concrete actie is nodig om tijd, kwaliteit of samenwerking te herstellen?

Warning

Een taak is niet voltooid omdat iemand er veel tijd aan heeft gewerkt. De afgesproken uitkomst moet aantoonbaar klaar en gecontroleerd zijn.

🛠️ Aan de slag

Stap 1 — Maak de actuele status zichtbaar

Gebruik vier statussen:

Status	Betekenis
Gepland	nog niet gestart
Gestart	uitvoering loopt
Geblokkeerd	kan niet verder zonder actie, informatie of hulp
Voltooid	resultaat is klaar én gecontroleerd volgens de afgesproken definitie

Laat iedere eindverantwoordelijke de status vóór de projectcheck bijwerken.

Stap 2 — Controleer de mijlpalen

Mijlpaal	Geplande datum	Verwachte datum nu	Status	Belangrijkste reden
			groen / oranje / rood

Gebruik:

Groen: haalbaar zonder bijzondere actie;
Oranje: haalbaar als het team nu bijstuurt;
Rood: niet haalbaar zonder grote wijziging, hulp of nieuwe afspraak.

De kleur is alleen een signaal. Noteer altijd de reden.

Stap 3 — Controleer blokkades

Vraag per geblokkeerde of vertraagde taak:

Wat houdt de taak precies tegen?
Sinds wanneer is dit bekend?
Welke andere taak of mijlpaal wordt geraakt?
Kan het team dit zelf oplossen?
Is informatie, materiaal, expertise of een besluit nodig?
Wie neemt uiterlijk wanneer actie?

Blokkade	Effect	Actie	Eigenaar	Deadline

Tip

Een blokkade melden is geen zwakte. Een blokkade te laat melden maakt het project juist moeilijker.

Stap 4 — Controleer kwaliteit vóór je “voltooid” kiest

Bepaal per belangrijk type resultaat een korte Definition of Done: wanneer is het echt klaar?

Voorbeeld ontwerpresultaat

Een concept is voltooid wanneer:

het duidelijk is gevisualiseerd;
belangrijke afmetingen zichtbaar zijn;
het aan harde eisen is gecontroleerd;
aannames en open vragen zijn benoemd;
een teamlid de uitleg begrijpt.

Voorbeeld onderzoeksresultaat

Een meetronde is voltooid wanneer:

alle geplande metingen zijn uitgevoerd;
eenheden en omstandigheden zijn geregistreerd;
afwijkingen zijn genoteerd;
ruwe gegevens centraal zijn opgeslagen;
bestandsnaam en versie duidelijk zijn.

Resultaat	Kwaliteitscriteria	Wie controleert?

Stap 5 — Kijk vooruit naar de eerstvolgende kritieke periode

Vraag:

welke deadline of mijlpaal komt als eerste?
welke taak bepaalt of andere taken kunnen starten?
waar is feedback of goedkeuring nodig?
welk materiaal of welke persoon heeft wachttijd?
is voldoende tijd voor testen, verbeteren en afronden?
wat gebeurt er als één taak uitloopt?

Markeer maximaal drie kritieke punten.

Stap 6 — Prioriteer wat nu moet gebeuren

Gebruik eerst deze volgorde:

veiligheid of noodzakelijke toestemming;
blokkades die meerdere taken tegenhouden;
werk voor de eerstvolgende mijlpaal;
kwaliteitsproblemen die later veel herstelwerk veroorzaken;
overige taken.

Gebruik MoSCoW alleen wanneer er te veel wensen of taken zijn voor de beschikbare tijd:

Must: noodzakelijk voor een bruikbaar en verantwoord resultaat;
Should: belangrijk, maar tijdelijk op een eenvoudigere manier mogelijk;
Could: waardevol wanneer tijd overblijft;
Won’t now: bewust niet in deze projectperiode.

➡️ Zie Prioriteren met MoSCoW voor de korte methodekaart.

Stap 7 — Kies concrete bijstuuracties

Mogelijke acties:

taak kleiner maken;
een afhankelijkheid eerder oplossen;
extra hulp of expertise vragen;
taken opnieuw verdelen;
een wens uitstellen;
materiaal of methode vervangen;
een tussentijdse test toevoegen;
opdrachtgever of docent informeren;
deadline of scope opnieuw afspreken;
kwaliteitscriterium verduidelijken.

Een bijstuuractie bevat:

Actie → Eigenaar → Deadline → Gewenst effect → Controlemoment

Stap 8 — Sluit af met een projectpulse

Laat ieder teamlid in maximaal één minuut antwoorden:

Wat is sinds de vorige check aantoonbaar voltooid?
Wat wordt mijn eerstvolgende resultaat?
Welke blokkade of onzekerheid moet het team weten?
Welke kwaliteitscheck voer ik uit?

Leg alleen nieuwe besluiten en acties vast.

💡 Voorbeeld uit een Technasiumproject

Een team ontwerpt een interactieve informatiezuil.

Eerste status

elektronica uitlezen: groen;
behuizing CAD: oranje;
gebruikersinterface: groen;
gebruikerstest voorbereiden: rood.

De gebruikerstest is rood omdat de opdrachtgever nog geen deelnemers heeft geregeld. De behuizing is oranje omdat de afmetingen van de voeding nog niet gecontroleerd zijn.

Kwaliteitscheck

Het CAD-model stond op “voltooid”, maar de afgesproken Definition of Done bevat:

alle onderdelen passen;
kabeldoorvoer aanwezig;
deksel kan worden geopend;
wanddikte geschikt voor 3D-print;
tweede teamlid heeft het model gecontroleerd.

De kabeldoorvoer ontbreekt. De status gaat terug naar Gestart.

Bijsturen

Probleem	Actie	Eigenaar	Deadline	Controle
deelnemers ontbreken	opdrachtgever vandaag bellen en alternatief met docenten voorbereiden	Sara	15.00	morgen
voeding niet gemeten	voeding ophalen en afmetingen delen	Milan	einde les	einde les
kabeldoorvoer ontbreekt	CAD aanpassen na nieuwe afmetingen	Noor	donderdag	peercheck vrijdag

Het team stelt een decoratieve animatie uit naar Could. Daardoor blijft tijd over voor de functionele test.

✅ Controleer jullie projectpulse

✅ Wanneer is deze training voltooid?

Je kunt de training als Voltooid markeren wanneer:

jullie taak- en mijlpaalstatussen hebben bijgewerkt;
blokkades en kwaliteitsproblemen zijn besproken;
minimaal één Definition of Done is vastgelegd;
maximaal drie prioriteiten zijn gekozen;
concrete bijstuuracties met eigenaar en deadline zijn vastgelegd;
een volgend controlemoment is afgesproken.

Warning

Voltooid is niet hetzelfde als beheerst.
Alleen de docent kan aangeven dat je deze vaardigheid beheerst. De docent kijkt ook of je problemen vroeg signaleert, kwaliteit bewaakt en zelfstandig passende bijstuuracties uitvoert.

🔄 Wat schrijf je in je reflectie?

Welk signaal hebben jullie op tijd herkend?
Welke taak of mijlpaal hebben jullie aangepast?
Welke kwaliteitscheck voorkwam herstelwerk?
Welke prioriteit hebben jullie bewust uitgesteld?
Wat was het effect van de bijstuuractie?
Wat wil je tijdens de volgende projectcheck eerder bespreken?

Voorbeeldreflectie

Onze gebruikerstest stond op rood omdat er nog geen deelnemers waren. We hebben dit een week eerder gezien dan bij ons vorige project. Sara nam contact op met de opdrachtgever en bereidde tegelijk een alternatief voor. Ook ontdekten we dat het CAD-model nog geen kabeldoorvoer had, terwijl de taak al op voltooid stond. Door een Definition of Done te gebruiken, hebben we dit vóór het printen aangepast. De decoratieve animatie is naar Could verplaatst. Volgende keer wil ik wachttijd bij externe afspraken al in de planning markeren.

➕ Verdiepen

werk met een burn-up- of voortgangsgrafiek;
maak afhankelijkheden en kritieke pad zichtbaar;
gebruik toleranties en kwaliteitsgrenzen;
registreer trends in herhaalde fouten;
maak een formeel wijzigingsverzoek bij grote scopeverandering;
werk risico’s uit met kans, impact en maatregelen.